Какие журналы регистрации нужны в организации — правила оформления и хранения

Существуют разные формы регистрации документов. Различают бумажный, электронный и комбинированный типы ведения. Оформление является неотъемлемой частью эффективной организации рабочего процесса. Журналы регистрации помогают обеспечивать аккуратность учета, контролировать различные операции и поддерживать прозрачность деятельности компании.

Для чего предназначен журнал регистрации

Это документальный инструмент учета и контроля, который выполняет важные функции в системе внутреннего документооборота. Основное его предназначение заключается в фиксации всех входящих и исходящих документов, что обеспечивает не только поддержку порядка в документации, но и прозрачность всех рабочих процессов.

В журнале входящих документов регистрируются все электронные письма и бумажная корреспонденция, приходящие на официальный адрес компании. Благодаря этому создается чёткая история поступления информации, исключается возможность ее потери, а также упрощается процедура поиска нужной бумаги при необходимости.

Для исходящей корреспонденции журнал служит гарантом того, что все отправленные письма были зарегистрированы и отправлены адресату. Это помогает отслеживать сроки ответов и реакций на отправленные запросы, а также служит подтверждением того, что информация была передана.

Кроме того, этот инструмент делопроизводства обеспечивает сохранность информации в случае аудита или проверки. С его помощью можно быстро предоставить необходимые документы, подтверждающие ход коммуникаций и выполнение процедур. Это особенно важно для организаций, подверженных строгим регуляторным требованиям относительно документооборота.

Журналы для обязательного ведения

Важно знать, какие журналы должны быть на производстве. Существуют определенные формы, ведение которых предписано законодательством и нормативными актами. Это журналы:

• Регистрации входящих и исходящих документов: ведется для учета всех поступающих и отправляемых писем организацией. Он помогает отслеживать сроки исполнения и ответственных лиц.
• Учета трудовых книжек: в нем фиксируются данные о получении, выдаче и внесении изменений в трудовые книжки сотрудников.
• Регистрации приказов по основной деятельности: каждый приказ, касающийся деятельности компании, должен быть занесен в этот журнал для обеспечения последующего контроля за его выполнением.
• Учета ключей: если в организации используется система контроля доступа, необходимо вести журнал выдачи ключей, чтобы отслеживать их нахождение и ответственных за сохранность.
• Инструктажа по охране труда: фиксирует проведение инструктажей с сотрудниками, что необходимо для подтверждения соблюдения требований безопасности рабочих мест.

Отвечая на вопрос, какие журналы должны быть на предприятии, стоит заметить, что это зависит от специфики деятельности организации.

Журналы для необязательного ведения

В дополнение к обязательным, организации могут вести и другие виды документации, которые помогают улучшить внутренний контроль, повысить эффективность работы и обеспечить дополнительную информационную прозрачность. Хотя их ведение не регламентировано законодательно, они могут иметь важное практическое значение.

Виды журналов регистрации документов:

• Учета корреспонденции – несмотря на наличие электронных средств коммуникации, фиксация бумажной корреспонденции может быть полезной для систематизации входящих и исходящих писем, документов и посылок.
• Регистрации заявок на обслуживание – применяется в организациях, где требуется четкий учет запросов на обслуживание, ремонт или техническое обслуживание.
• Встреч и переговоров – помогает координировать деловую активность, запоминать и анализировать результаты встреч и согласований.
• Служебных записок — ключевой документ в кадровом делопроизводстве. Он учитывает все входящие и исходящие данные, связанные с персоналом, отражая их дату, содержание и исполнителей.

Ведение таких журналов способствует формированию дисциплины рабочей атмосферы и может значительно упростить доступ к важной оперативной информации, а также обеспечить её сохранность и актуальность. Решение о ведении таких документов остается за руководством компании, которое должно оценить целесообразность такой документации в контексте специфики своего бизнеса. Четко понимая, какие документы подвергают регистрации, можно успешно вести документооборот.

Правильное оформление и хранение регистрационной книги

Создание эффективной системы хранения регистрационных книг позволяет предотвратить потерю или повреждение ценных данных. В этом контексте соблюдение установленных правил и норм не только обязательно с точки зрения законодательства, но и выступает в роли защиты интересов самой организации.

При ведении регистрационной книги нужно следовать этим шагам:

1. Оформить шапку: указать точное наименование организации и название документа.
2. Пронумеровать страницы: это поможет вести записи последовательно и обеспечит защиту от подделок.
3. Заполнить данные: для каждой записи введите дату регистрации, регистрационный номер, короткое описание документа и указания по его обработке.
4. Использовать чернила: все записи должны быть выполнены надежными чернилами, чтобы предотвратить возможность стирания информации.
5. Поддерживать аккуратность: четкие и аккуратные записи обеспечат легкость восприятия информации.

Обеспечьте точность и полноту каждой записи для надежного учета документов.

Журнал регистрации документов хранится в надежном и безопасном месте, недоступном для несанкционированного доступа. Идеальным вариантом является запираемый шкаф или комната с ограниченным доступом, где контролируется температура и влажность, чтобы предотвратить повреждение документа. Книгу следует размещать в вертикальном положении, чтобы избежать деформации, и не допускать попадания прямых солнечных лучей, которые могут ускорить процесс увядания бумаги. Они хранятся как часть системы учета и обеспечивают доступ к истории переписки и правильность ведения делопроизводства, срок хранения журнала регистрации входящих и исходящих документов составляет 5 лет.

Программы для ведения электронной формы

Среди различных систем регистрации документов существуют электронные программы, которые позволяют упростить и автоматизировать процесс учета документооборота в организации. Зная, какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке, можно организовать эффективное делопроизводство с использованием этих программ. Каждый ответственный работник должен знать, какие системы регистрации документов существуют: электронные, бумажные и комбинированные (они дублируют бумажный документ в электронном виде).

Три эффективных программы для оформления:

1. Google Таблицы: универсальный инструмент для создания журналов в онлайн-формате. Предоставляет гибкие возможности совместной работы и легкость доступа через интернет.
2. Microsoft Excel: надежный вариант для тех, кто предпочитает работать в офлайн-режиме. Обеспечивает расширенные функции аналитики и форматирования данных.
3. Airtable: комбинирует простоту таблиц с мощностью баз данных. Подходит для сложных регистрационных задач, требующих настройки связей и фильтрации информации.

Таким образом, программы для ведения электронной формы делопроизводства – это современный инструмент для контроля над документооборотом, позволяющий определить, какие журналы необходимо вести в организации, обеспечить их сохранность и доступность для использования сотрудниками.

Заключение

Понимание того, какие журналы нужно вести в организации обязательно, имеет ключевое значение для эффективного управления документооборотом. В каждом из них чётко фиксируются данные о документах: от даты получения или отправки до лица, ответственного за исполнение. Это помогает обеспечить легитимность документов и оперативный доступ к ним при необходимости. Таким образом, четкость и последовательность ведения делопроизводства защищает интересы организации и повышает её работоспособность. Важно регулярно проводить инвентаризацию и учитывать все перемещения регистрационной книги, а также должна быть регистрация журналов в делопроизводстве.