Современные бизнесмены постепенно отказываются от использования бумажной бухгалтерии, а кипы бумажных документов заменяются электронными документами. Однако такие документы должны быть чем-то заверены, так что в данном случае не обойтись без электронной подписи, ведь на цифровом документе невозможно расписаться ручкой. Для подтверждения подлинности такого документа существует специальная подпись — цифровая.
Содержание:
1. Что такое электронная подпись: история
1.2. Электронная цифровая подпись: история возникновения в России2. Особенности электронной подписи
3. Преимущества и недостатки разных видов электронных подписей4. Как делается электронная подпись?
4.1. Во сколько обойдется приобретение электронной подписи?5. Возможно ли самостоятельно создать электронную подпись?
6. Практическое применение электронной подписи
7. Обязательно ли пользоваться услугами оператора электронного документооборота?
8. Вывод
Что такое электронная подпись, история ее возникновения
Понятие «электронная подпись» (ЭП) отечественные бизнесмены позаимствовали у своих западных партнеров. Известно, что на просторах Евросоюза в качестве цифровой подписи могут служить:
- самые обычные пароли, генерирующиеся при помощи кодировок либо других некриптографических способов;
- биометрические характеристики человека;
- фотоснимки или воспроизведение голоса ее владельца.
Можно сказать, что любые оцифрованные сведения о человеке могут служить ЭП, удостоверяющей его личность, а также подтверждающей подлинность цифрового документа. Но это лишь касается Евросоюза, российская технология создания строго регламентирована. В России существует несколько видов ЭП:
- простая электронная подпись, создаваемая путем кодировки случайных чисел либо паролей;
- усиленная электронная подпись создается посредством шифрования криптографических механизмов;
- квалифицированная электронная подпись, представляющая собой усиленную, что дополнительно заверенная ФСБ.
Электронная цифровая подпись: история возникновения в России
Когда большинство граждан России не имели понятия, что такое электронная подпись, был разработан ГОСТ, определявший нормативы использования ЭП правительством. Данный документ датирован 1994 годом и длительное время его содержание оставалось неизменным. Однако технический прогресс заставил откорректировать данный нормативный документ в 2002 году, а также был принят соответствующий закон. Последняя редакция данного закона 2015 года позволила его привести в соответствие с международными стандартами.
Новая редакция закона значительно расширила возможности владельцев ЭП, открыв им доступ ко всем госресурсам с ее помощью.
Особенности электронной подписи
Многим людям не совсем понятен принцип работы ЭП, ведь если она закодирована при помощи зашифрованного ключа, то, как ее можно идентифицировать. Действительно, существуют некоторые особенности электронной подписи. Все очень просто, ведь кодируя документ, владелец использует секретный ключ, а прочитать документ можно при введении открытого ключа. Таким образом, лишь при помощи секретного ключа можно изменять документ, открытый же ключ служит лишь для ознакомления. Если же кто-либо захочет откорректировать документ, то несанкционированные исправления сразу будут видны, сам же документ перестанет быть действительным. Такие особенности электронной подписи позволяют защитить документацию от мошенников.
Преимущества и недостатки электронных подписей разных видов
Удобства использования ЭП очевидны, ведь она существенно ускоряет документооборот, что очень важно для осуществления сделок либо сдачи отчетности. Предприниматель понимает, что теперь ему не придется выстаивать очереди под окошком контролирующего органа, ведь достаточно отправить электронный отчет, подтвердив его ЭП. Кроме этого, бумажная волокита, как правило, отбирает очень много драгоценного времени, тогда как любой электронный документ всегда находится под рукой. Все тонкости сдачи налоговой декларации изложены в материале «Сдача налоговой декларации физическим лицом».
Однако наряду с массой достоинств электронная подпись имеет ряд недостатков. Особенно частой критике подвергается простая электронная цифровая подпись, создаваемая путем кодировок паролей без криптографических методик. Главным недостатком такого вида цифровой подписи считается ее слабая защита. Такая ЭП подвержена взлому со всеми вытекающими последствиями. Единственной функцией такой подписи является идентификация ее владельца. Большинство пользователей отрицательно относятся к простой ЭП, считая ее пережитком прошлого. Такой подписи, по их мнению, нет места в современном мире высоких технологий.
Наибольшее количество пользователей используют усиленную цифровую подпись, создаваемую с применением криптографических методологий. Такая подпись позволяет идентифицировать подписанта, а также выявлять правки документа, вносимые после его подписания. Данный вид подписи может обеспечиваться сертификатом неаккредитованного центра удостоверения, либо вовсе работать без его использования.
Наиболее защищенной считается квалифицированная электронная подпись. Помимо всех преимуществ усиленной, квалифицированная ЭП изготавливается при помощи методов ФСБ. Такой квалификационный сертификат имеет ключ проверки, выпускаемый аккредитованным центром.
Как делается электронная подпись?
Сегодня электронная подпись жизненно необходима крупным предприятиям для сдачи многочисленных отчетов контролирующим органам. Раньше, когда бизнесмены не знали, что такое электронная подпись, приходилось выделять несколько работников бухгалтерии, занимавшихся исключительно сдачей отчетов, выстаивая большие очереди у окошек. Электронная подпись такой тяжелый процесс сдачи отчетов существенно упростила, у главных бухгалтеров появилась возможность сдавать электронные декларации прямо со своего рабочего компьютера, как это сделать расскажет материал «Заполнение и подача декларации в налоговую онлайн». Таким образом, предприятия избавились от бумажной волокиты, деклараций с мокрой печатью, но потребовалась электронная подпись, которая бы идентифицировала подписанта. Давайте рассмотрим вопрос: «Как делается электронная подпись?»
Инструкция по получению ЭП довольна простая, состоит из шести шагов:
- Необходимо избрать, какую именно подпись вы хотели бы получить;
- Выбрать центр, ее удостоверяющий;
- Заполнить заявку определенной формы;
- Оплатить услуги центра;
- Собрать необходимый пакет документов;
- Получить готовую подпись.
Следует помнить, что для документооборота внутри предприятия вам будет достаточно оформить простую либо усиленную. А вот для сдачи отчетов контролирующим органам либо для участия в электронных аукционах потребуется квалифицированная. Именно поэтому руководители делают ЭП с наибольшей защитой, а правильно заполнить декларацию по налогу на прибыль поможет материал «Декларация по налогу на прибыль: правила заполнения».
При выборе удостоверяющего центра могут возникнуть трудности. Всего на территории России действует около сотни подобных организаций, но по мере отдаления от столицы и крупных городов, данных структур становиться все меньше, так что приходится выбирать близлежащий центр. Следует помнить, что удостоверяющий центр обязан являться юридическим лицом, а его основным видом деятельности должна является выдача ЭП, а также обслуживание уже существующих подписей.
Заполнять заявку можно двумя способами: во время непосредственного посещения центра, либо же заполнить форму на сайте удостоверяющего центра. Для этого достаточно указать свои ФИО, телефон, Email для связи. Сотрудник центра должен перезвонить, чтобы уточнить все необходимые данные.
Давайте рассмотрим, какие пакеты документов необходимо представить центру для получения заветной ЭП. Физическое лицо обязано заполнить заявление, приложить к нему паспорт и его копию, индивидуальный налоговый номер, СНИЛС, а также квитанцию об уплате услуги. Индивидуальный предприниматель помимо выше указанных бумаг для ее оформления должен предоставить свидетельство о регистрации и «свежую» выписку из реестра предпринимателей.
Наибольший пакет документов требуется подготовить юридическому лицу. Он включает:
- непосредственно заявление;
- свидетельства о госрегистрации;
- выписку из реестра юрлиц;
- документ, подтверждающий оплату услуги.
Кроме этого, при оформлении ЭП для руководителя, нужно предоставить копию приказа о назначении человека на данную должность. Если ее будут использовать другие сотрудники предприятия, то необходимо приложить копии их паспортов, СНИЛС, а также доверенности на право использования подписи.
Данные пакеты документов могут отправляться по электронной почте или же прилагаться в бумажном виде к заявке, если оформление ЭП осуществляется в офисе центра. Если к пакету документов, предоставленных центру, нет никаких претензий, то электронная подпись будет выдана через час. Электронная подпись не бессрочная, она действительна лишь на протяжении одного года. Так что по истечению указанного срока ее необходимо продлить или же оформить новую.
Во сколько обойдется приобретение электронной подписи?
Оплачивать данную услугу придется по схеме: «Утром деньги — вечером стулья, или наоборот, но деньги — вперед». Минимальная стоимость приобретения электронной подписи составляет 1500 рублей, средняя же расценка такой услуги варьируется от 5000 до 7000 рублей. Некоторым бизнесменам покажется, что сумма приобретения электронной подписи завышена, однако, ощутив все ее преимущества, они поймут, что результат оправдывает потраченные средства.
Возможно ли самостоятельно создать электронную подпись?
Возникает вполне закономерный вопрос: есть ли возможность самостоятельно сгенерировать ЭП и оставить без работы удостоверяющие центры? Ответ будет положительным, если вы хорошо разбираетесь в данном вопросе и при наличии соответствующего программного обеспечения. Как известно, мало кто из предпринимателей может похвастаться отличными знаниями IT технологий, а содержать расширенный штат программистов весьма накладно. Поэтому, чаще всего, ЭП оформляются центрами, специализирующимися на предоставлении данной услуги.
Практическое применение электронной подписи
Давайте рассмотрим работу ЭП непосредственно на предприятии. Если относительно внутреннего документооборота на предприятии не возникает никаких вопросов, ведь для этих целей будут задействованы локальные сети, то для налаживания документооборота между компаниями необходимо соблюдать определенные условности. Предприятиям-партнерам необходимо сразу договориться, какой оператор электронного документооборота их будет обслуживать, ведь сделки должны иметь юридическую силу, и при необходимости такие документы могут использоваться в суде. Такую правовую поддержку может обеспечить надежный оператор электронного документооборота.
Вы спросите: «Зачем такие трудности, ведь есть надежный и проверенный способ отправки документов посредством обычной почты?» Только представьте, одно предприятие находится во Владивостоке, а другое — во Владимире. Сколько, по вашему, пройдет времени, пока из Владимира во Владивосток и обратно будут идти бумажные документы? Правильно, счет может идти на недели. А ведь мы говорим лишь о доставке документов внутри России. Нетрудно догадаться, сколько будет ждать бумажные документы иностранный партнер. Зато электронный документ будет доставлен в любую точку мира за считанные минуты, да и ответа ждать придется совсем недолго. Такой электронный документооборот позволяет значительно ускорить сделку, тем самым получить дополнительную прибыль, что является главным критерием успеха любого бизнеса.
Предприимчивые бизнесмены давно осознали преимущества электронного межкорпоративного обмена документацией. Данное новшество только на первый взгляд кажется сложным и непонятным, однако достаточно одного раза им воспользоваться, чтобы понять, что другие способы обмена документами — это каменный век. Бизнес всегда обращает внимание на прогрессивные новации, поэтому электронный документооборот стал неотъемлемой частью крупных отечественных предприятий.
Еще раз следует отметить, что такая электронная подпись позволяет очень оперативно сдавать отчеты контролирующим органам, при этом вся документация хранится в компьютере бухгалтера либо на сервере компании. Это позволяет без труда очень быстро найти любой документ. ЭП надежно защитит электронную документацию от несанкционированных правок, что усложнит возможные махинации со стороны нерадивых сотрудников.
Обязательно ли пользоваться услугами оператора электронного документооборота?
Многие бизнесмены и руководители компаний задаются вопросом: стоит ли оплачивать услуги операторам электронного документооборота, или же можно обойтись собственными средствами связи. Естественно, что такие пользователи стремятся максимально уменьшить затраты, ведь от этого напрямую зависит прибыльность предприятия. Однако следует учитывать несколько очень важных нюансов, требующих обязательного присутствия сервиса электронного документооборота (ЭДО).
Если бизнес-партнеры договорились, что для межкорпоративного документооборота достаточно использования обычной электронной почты, то нет никаких оснований для запрета таких договоренностей. При этом стороны должны понимать, что их переписка может быть взломана мошенниками. Кроме того, им предстоит определиться, где будут храниться все документы. Можно, конечно, использовать серверы одного из партнеров, либо серверы электронной почты, используемой для переписки. Однако не всегда данный вопрос получает обоюдное одобрение.
Следует также учитывать тот факт, что сдача электронной отчетности производится исключительно через специализированного оператора связи, так что сэкономить на исключении данной услуги вряд ли получится.
Сервис ЭДО берет на себя заботы по обеспечению безопасности переписки партнеров, хранению документации на своих серверах, нормального функционирования системы, а также своевременной доставки документов адресату. Таким образом, воспользовавшись услугами такого сервиса, предприятие убивает одновременно четыре зайца.
Вывод
Подводя итоги, можно сказать, что электронная подпись в современном мире жизненно необходима как крупным компаниям, так и предпринимателям, ведь она помогает значительно экономить бесценное время. Можно предположить, что через десять лет человек без электронной подписи будет восприниматься, как бизнесмен без мобильного телефона. Следует отметить, что все больше предпринимателей отдают предпочтение электронной отчетности, которая предполагает наличие электронной подписи. Надеемся, что данная статья дала наиболее полный ответ на вопрос: «Что такое электронная подпись?», а также осветила все ее достоинства и недостатки.
