Трудовой кодекс предусматривает право каждого наемного работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это то время, когда работник отдыхает и восстанавливает силы. Если по каким-то причинам сотрудник увольняется так и не успев полностью воспользоваться своим правом на отдых, а также в некоторых других случая работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск (КНО) во время выплаты выходного пособия.
Нормативные акты, которые регулируют расчет и выплату компенсации за неиспользованный отпуск
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Закон № 212-ФЗ;
- Закон № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.;
- Правила об отпусках, утвержденные постановлением НКТ СССР № 169 от 30.04.1930г.;
- Письмо Роструда № 854-6-1 от 14.06.2012 г.;
- Письмо Минтруда № 625-ВВ от 01.02.2002г. и др.
В каких случаях выплачивается компенсация?
Согласно ТК РФ недавно трудоустроившийся работник имеет право взять отпуск после того, как отработает на предприятии полгода. Хотя в законодательстве и прописано, что по согласию сторон отпуск может быть предоставлен и ранее, как правило, на практике это правило соблюдается большинством работодателей. Если сотрудник увольняется раньше, чем прошли первые полгода его работы, то, скорее всего, в отпуске он еще не был. При увольнении работодатель обязан будет выплатить ему КНО. Собственно в любом случае при увольнении работнику должна быть выплачена компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска.
Также трудовое законодательство предусматривает выплату компенсации тем сотрудникам, которые имеют право на дополнительный и увеличенный отпуск. Им можно выплачивать КНО за то количество дней, которое превышает 28 (стандартная продолжительность отпуска наемного работника). Компенсация выплачивается на основании письменного заявления такого работника. Однако некоторым категориям работников независимо от длительности отпуска компенсации выплачивать запрещено, это в частности:
- беременным сотрудницам;
- работникам, возраст которых не достиг 18 лет;
- работникам, чей труд осуществляется в опасных или тяжелых условиях;
- сотрудники таможенных органов;
- сотрудники МВД и органов наркоконтроля.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Для расчета КНО необходимо определить рабочее время сотрудника, за которое ему положены неиспользованные дни отпуска. Отпуск исчисляется в календарных днях и период, за который полагается отпуск также рассчитывается в календарных днях. В расчете используют количество полных месяцев, отработанных сотрудником. Если в расчетном периоде имеются неполные месяцы, то их следует округлить по такому правилу:
- если в расчетном месяце отработано менее 15 дней, то месяц не принимается в расчет;
- если отработано 15 дней и более, то рабочее время округляют до полного месяца.
Количество дней, за которые выплачивается компенсация, рассчитывается по формуле:
количество дней отпуска, которые полагаются работнику / 12 месяцев * количество месяцев отпускного стажа
Пример: Сотрудник устроился на работу 10 апреля с окладом в 20 000 рублей и с 20 октября решил уволиться, в отпуск он не ходил. За отработанное время ему полагается:
28 / 12 * 7 = 16,33 дня
Для того чтобы рассчитать компенсацию необходимо взять средний заработок сотрудника за отработанное время. В нашем примере необходимо будет рассчитать заработок за неполные апрель и октябрь. Всего в апреле был 21 рабочий день, а в октябре 23 дня, при этом сотрудник фактически отработал в апреле – 14 дней, и в октябре – 14 дней. Средний заработок составит:
- заработок за апрель = 20 000 / 21 * 14 = 13 333,33 рубля
- заработок за октябрь = 20 000 / 23 * 14 = 12 173,91 рубля
- заработок за весь отпускной период = 20 000 * 5 + 13 333,33 + 12 173,91 = 125 507,24 рублей.
Далее необходимо определить среднедневной заработок для расчета общей суммы КНО. В вычислении этого показателя используется количество календарных дней отпускного периода, которое определяют на основании среднего количества дней в месяце (29,3 дня). В нашем примере число дней отпускного периода составит:
5 * 29,3 + (29,3 / 30 * 20) + (29,3 / 30 * 20) = 185,57 дней
Среднедневной заработок рассчитывается путем деления общей суммы зарплаты на количество календарных дней. В нашем примере он составит:
125 507,24 / 185,57 = 676,33 рубля
Для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск необходимо умножить среднедневной заработок на количество дней, за которые полагается компенсация. В нашем примере КНО составит:
676,33 * 16,33 = 11 044,47 рубля
Сумму компенсации отпуска облагают НДФЛ, а также удерживают из нее социальные взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС в обычном порядке, установленном для заработной платы.
Какими документами оформляется расчет и выплата компенсации отпуска?
В случае, когда компенсация выплачивается не по случаю увольнения, работник пишет заявление, где просит заменить ему часть отпуска денежной компенсацией. Это заявление и будет основанием расчета и начисления выплаты. Помимо заявления в данном случае будет оформлен приказ по предприятию о замене сотруднику отпуска денежной компенсацией. При увольнении никаких отдельных документов по расчету и выплате КНО не оформляют. Сами же деньги выплачивают в составе последней заработной платы в день увольнения сотрудника.
