Как правильно провести инвентаризацию ОС (примеры)

Инвентаризация – процесс проверки соответствия фактических и учетных данных. В силу тех или иных причин в данные бухучета могут закрадываться ошибки. Для осуществления всестороннего контроля и проверки данных учета, руководство предприятия должно периодически инициировать проведение инвентаризации ТМЦ, запасов, взаиморасчетов, основных средств (ОС) и других активов.

Какие нормативно-правовые акты регулируют проведение инвентаризации ОС?

Основными документами, регламентирующими инвентаризационные мероприятия, являются:

1. закон №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г.;
2. Положение по ведению бухучета, утвержденное приказом № 34н Министерства финансов РФ от 29.07.1998 г.;
3. Методические указания по инвентаризации, утвержденные приказом № 49 Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г.

В законе № 129-ФЗ инвентаризации посвящена статья 12, где указаны цель ее осуществления, сроки, порядок и перечислены случаи, в которых проведение инвентаризации обязательно.

Когда проводится инвентаризация ОС?

Согласно закону о бухучете в обязательном порядке инвентаризация ОС проводится в таких случаях:

• перед подготовкой годовой финотчетности по организации (в рамках всеобщей инвентаризации активов), в то же время в соответствии с правилами Положения о ведении бухучета, инвентаризация ОС может осуществляться раз в 3 года;
• если ОС передаются под ответственность другого материально-ответственного лица;
• если выявлены факты воровства, порчи объектов или злоупотребления;
• в случае стихийных бедствий или ЧС;
• если осуществляется реорганизация, выделение, слияние или прекращение деятельности предприятия и т.д.

Кроме того, инвентаризация может выполняться по инициативе руководства предприятия по другим причинам, которые прописываются в соответствующем приказе.

Какими документами оформляется инвентаризация?

Первым документом по инвентаризации, который содержит причину ее осуществления, порядок, состав соответствующей комиссии и другие детали является приказ. Его оформляют по форме № ИНВ-22 за подписью всех членов инвентаризационной комиссии, а утверждает его директор предприятия. Кроме того, оформляют такие документы:

1. инвентаризационная опись (ф. № ИНВ-1), где приводится перечень всех объектов, которые выявлены в процессе инвентаризации;
2. сличительная ведомость (ф. № ИНВ-18), где отмечает факт наличия/отсутствия того или иного объекта;
3. итоговая ведомость учета результатов (ф. № ИНВ-26), где указываются расхождения учетных сведений с фактическими;
4. акты по отдельным фактам, выявленным в ходе инвентаризации (к примеру, о несоответствии состояния конкретных ОС данным, отмеченным в учете или об отсутствии отдельных комплектующих и т.д.);
5. приказ об итогах инвентаризации, которым руководитель утверждает свои решения по ее завершению (наказание виновных в порче или краже имущества, постановка на баланс излишков и т.д.).

Кроме того, с материально ответственного лица перед началом инвентаризации берется расписка о том, что все документы о приходе/расходе ОС, имеющиеся на момент проведения проверки, предоставлены в бухгалтерию. Это может быть отображено в инвентаризационной описи (ИО) или оформлено отдельным документом. Бухгалтерский отдел в свою очередь должен подготовить все документы относительно каждого объекта ОС.

Порядок проведения инвентаризации ОС

Для проведения инвентаризаций в организации утверждается состав инвентаризационной комиссии, которая осуществляет все проверки сохранности активов. Это должны быть административные работники: бухгалтеры, инженеры, менеджеры подразделений и т.д. Прежде чем отправляться непосредственно к объектам ОС членам комиссии необходимо ознакомиться с приказом по инвентаризации, документами бухгалтерского учета ОС, а также ИО.

Далее члены комиссии отправляются к объектам для выполнения их осмотра и оценки соответствия их состояния данным бухучета. При этом в опись заносятся полное название, инвентарный номер, а также основные техпоказатели объекта. В ходе инвентаризации проверяются все объекты, находящиеся на территории организации, включая и те, что учтены на забалансовых счетах, взяты в аренду и т.д. Арендованные и забалансовые ОС вписывают в отдельные описи, также по отдельным ИО разносят основные средства производственного и непроизводственного назначения.

Отражение в учете выявленных несоответствий

Согласно Положению о бухучете излишки ОС, выявленные при инвентаризации, ставятся на учет по рыночной стоимости, существующей на момент проверки. При определении финрезультатов деятельности организации в бухгалтерском и налоговом учете такие ОС должны быть отображены в прочих доходах.

Если же выявлена недостача активов, то здесь может быть два пути учета:

1. стоимость объекта компенсируется за счет виновного лица, если оно выявлено и его вина доказана;
2. стоимость объекта записывается напрямую в убытки деятельности коммерческих организаций, а для некоммерческих – увеличивает расходы.

Пример 1: Инвентаризационная комиссия обнаружила неучтенный объект ОС. Его решено оприходовать с учетом рыночной цены в 20 000 рублей.

Проводки:

При в налоговом учете стоимость обнаруженного ОС записывается в состав внереализационных расходов и далее подлежит амортизации.

Пример 2: Выявлена недостача ОС, однако установить виновных лиц не удалось. Руководство решило списать объект.

Проводки:

Стоит учитывать, что в налоговом учете списание стоимости ОС в расходы возможно только после получения из компетентных госорганов документов о том, что виновные лица отсутствуют.