Отказное письмо по сертификации — это официальное уведомление, направляемое лицам, подавшим заявку на получение определенной сертификации, но не получившим ее. Это письмо обычно составляется сертификационным органом или организацией, ответственной за выдачу сертификата, и является средством информирования заявителя о принятом решении. Цель такого письма — проинформировать кандидата о результатах рассмотрения его заявки и предоставить необходимую информацию о причинах отказа.
Особенности отказного письма по сертификации
- Первый абзац письма об отказе в сертификации обычно начинается с вежливого и официального приветствия, в котором к кандидату обращаются по имени. После приветствия в письме следует выразить благодарность за интерес заявителя к программе сертификации. Эта первая благодарность задает тон письму с отказом, сохраняя на протяжении всего письма ощущение профессионализма и уважения.
- Во втором абзаце письма с отказом следует четко указать, что заявка заявителя на сертификацию была рассмотрена и оценена органом по сертификации. Результат оценки, которым в данном случае является отказ, должен быть четко указан, чтобы исключить двусмысленность. Этот пункт имеет решающее значение для краткого и недвусмысленного донесения информации об отказе.
- После сообщения об отказе в следующем абзаце следует дать заявителю объяснение или отзыв о причинах принятого решения. Такая обратная связь очень важна для заявителя, поскольку она помогает ему понять и улучшить свои будущие заявки. Обратная связь может включать как конкретные области, требующие улучшения, так и общие недостатки, что позволит заявителю устранить эти проблемы при последующих попытках подачи заявки на сертификацию.
- В четвертом пункте письма об отказе в сертификации следует отметить способности, опыт или квалификацию заявителя, выразив тем самым признание сертификационным органом его заслуг. Такое признание помогает смягчить последствия отказа и побуждает заявителя не отказываться от сертификации. Уверенность в том, что решение было принято на основе конкретных критериев, а не личных предубеждений, очень важна для поддержания позитивных отношений с заявителем.
- Предпоследний абзац письма должен завершаться призывом к заявителю повторно подать заявку на сертификацию в будущем. Это свидетельствует о том, что, несмотря на отказ, сертификационный орган ценит приверженность заявителя и видит потенциал в его способности соответствовать сертификационным требованиям в будущем. В этот раздел также можно включить информацию о процессе повторной подачи заявки, предстоящих возможностях или альтернативных путях получения сертификата, что свидетельствует о поддержке сертификационным органом профессионального роста заявителя.
- Последний абзац должен содержать заключительные слова, выражающие признательность заявителю за потраченное время и усилия в процессе подачи заявки. Письмо должно заканчиваться вежливым и официальным завершением, после которого указывается фамилия, должность и контактная информация сертификационного органа. Такая подпись подчеркивает профессионализм и авторитет письма с отказом, а также дает заявителю возможность связаться с ним для получения дальнейших запросов или вопросов.
В целом, письмо об отказе в сертификации должно быть написано профессионально, в вежливом и уважительном тоне. В нем следует четко изложить решение об отклонении заявки на сертификацию, дать конструктивную обратную связь или обосновать причину отказа, отметить заслуги заявителя, побудить его к повторному обращению, а в конце дать благодарность и контактную информацию. Хорошо составленное письмо с отказом, хотя и приносит неутешительные известия, призвано обеспечить завершение работы, дать рекомендации и мотивировать к дальнейшему профессиональному росту.