В соответствии с трудовым законодательством каждый наемный работник имеет право на отдых в формате ежегодного оплачиваемого отпуска. Стандартный размер такого отдыха установлен в пределах 28 дней (ст. 115 ТК РФ), а отдельные категории сотрудников могут рассчитывать на дни дополнительного отпуска согласно нормам ТК РФ. То есть фактически за каждый отработанный месяц человек зарабатывает 2,33 дня отдыха за счет работодателя (28 дней отпуска / 12 мес. в году), а у нанимателя возникает обязательство перед работником предоставить ему эти дни и оплатить их. Для того чтобы эти расходы отображались в момент их фактического появления, предприятия обязаны создавать резерв на оплату отпусков (РОО).
Кто обязан создавать РОО?
Резерв на оплату отпусков обязаны создавать все предприятия, ведущие бухгалтерский учет хозопераций. Исключение составляют субъекты малого предпринимательства, не эмитирующие ценные бумаги для публичного размещения (согласно ст. 4 закона №209-ФЗ от 24.07.2007, а также п. 3 ПБУ 8/2010).
Какими локальными и федеральными нормативными актами регулируется создание РОО?
Резерв формируется на основании норм с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». В момент формирования обязательств на уплату отпусков посчитать их реальный объем не представляется возможным, поскольку в тот момент, когда сотрудник по факту будет использовать свой отпуск средняя зарплата, используемая при расчетах, будет другой, потому обязательства по перечислению отпускных считаются оценочными и подпадают под действие указанного выше положения о бухгалтерском учете.
На самом предприятии порядок и схема формирования резерва прописывается в учетной политике (согласно ПБУ 1/2008 «Учетная политика»). Субъекты малого предпринимательства также могут формировать РОО, однако прежде чем приступать к этому, необходимо прописать весь порядок в учетной политике. Аналогичным образом следует поступать и тем организациям, которые по каким-либо причинам утратили право считаться малыми предприятиями. Можно при этом использовать две схемы расчета резерва: на основании среднедневного заработка и числа заработанных дней отпуска на отчетную дату и на основании нормы отчислений в резерв на финансирование отпусков. Однако первая схема более популярна
В налоговом учете формирование РОО регулируется ст. 324.1 НК РФ, однако прямого обязательства создавать такой резерв налоговый кодекс не содержит. Предприятия могут формировать его на добровольных началах, однако факт создания резерва для целей обложения налогами также необходимо будет прописать в учетной политике организации.
Сроки отчисления средств в РОО
Как правило, отчисления в резерв осуществляются в момент формирования отчетности, а отчетный период для подачи финансовой отчетности равен одному году. Но если в организации финансовая отчетность составляется чаще (к примеру, по требованию учредителей или руководства), то есть смысл формировать и резерв чаще, так его размер будет более точно отображать реальные расходы по отпускам. Таким образом, РОО можно формировать:
- один раз в месяц;
- один раз в квартал;
- один раз в год.
Порядок расчета отчислений в РОО
- Определить количество дней отдыха, заработанных персоналом за отчетный период;
- Рассчитать среднедневной заработок по формуле:
Среднедневной заработок = сумма заработной платы, начисленной за отчетный период / количество дней периода / количество сотрудников
- Рассчитать сумму отчислений в РОО по формуле:
Сумма отчислений в РОО = (среднедневной заработок + сумма страховых платежей, начисленная на среднедневной заработок) * количество дней отдыха, заработанных персоналом за отчетный период.
Бухгалтерские проводки
|
Дт |
Кт |
|
|
Создание резерва на оплату отпусков |
||
| Отчисление средств в резерв на финансирование отпусков | 20 (23, 25, 26, 29 и другие затратные счета) | 96 (субсчет «Оценочное обязательство по будущим отпускам») |
|
Использование резерва на оплату отпусков |
||
| Выплата отпускных за счет резерва | 96 (субсчет «Оценочное обязательство по будущим отпускам») | 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда) |
| Перечисление социальных взносов за счет резерва | 96 (субсчет «Оценочное обязательство по будущим отпускам») | 69 (Расчеты по социальному страхованию и обеспечению) |
Ответственность
Организации, которые должны создавать РОО, но не делают этого, понесут налоговую и административную ответственность. Налоговый штраф прописан в ст. 120 НК РФ, поскольку отказ от формирования РОО, по мнению налоговиков, нарушает порядок учета доходов и расходов для налогового учета. Начальный штраф за такое нарушение составит 10 тыс. рублей, при повторном выявлении данного нарушения штраф будет увеличен уже до 30 тыс. рублей.
Административный штраф предъявляется лицу, ответственному за ведение бухучета в организации за искажение данных, вносимых в бухгалтерский баланс на сумму более 10% (ст. 15.11 КоАП РФ). Такой штраф может достигать 3000 руб.
