Для того, чтобы понять как правильно вести кассовую дисциплину, необходимо прежде всего познакомиться с такими терминами, как «Касса» и «Кассовый аппарат». Кассовым аппаратом (сокращенно ККМ или ККТ) называют устройство, которое необходимо иметь для организации получения денежных средств от клиентов. Кассой считается совокупность всех производимых денежных операций, включая выдачу денег, их прием и хранение.
Через кассу, во-первых, проходит вся выручка, во-вторых, осуществляются необходимые организации наличные расходы, а в-третьих, из кассы деньги сдаются инкассаторам. Каждая операция сопровождается формированием кассового документа, этот процесс и носит название кассовая дисциплина.
Функции кассовой дисциплины:
- оформление документов, отражающих движение имеющихся в кассе наличных денег;
- соблюдение установленного лимита денег на кассе, которые должны оставаться на конец дня;
- выполнение условий выдачи подотчетным сотрудникам наличных денег;
- соблюдение лимита наличных расчетов в размере 100 тыс. руб. в рамках одного договорного обязательства.
Соблюдение кассовой дисциплины ИП и ООО
Соблюдать кассовую дисциплину необходимо всем, независимо от того, есть ли ККМ и какая используется система налогообложения. Кассового аппарата может не быть, но тогда для организации движения наличных средств нужно выписывать бланки строгой отчетности (сокращенно – БСО). Необходимо соблюдать одно обязательное условие, – если присутствует движение денежных масс, следование кассовой дисциплине обязательно.
Кассовая дисциплина в 2015 году претерпела существенные изменения. Еще начиная с июня 2014 года начала действовать облегченный порядок ее ведения, в большей степени это касается ИП.
Кассовая дисциплина в 2015 году для ИП разрешает предпринимателям формировать только документы, которые являются подтверждением выплат платы за работу сотрудникам. Другие кассовые документы, такие как кассовая книга, РКО и ПКО, «ипэшникам» заводить не обязательно. Кроме этого, упрощенный порядок дает ИП и небольшим организациям, численность которых не превышает 100 работников, право на то, чтобы не использовать определенный лимит остатка в кассе денег на конец дня. Более подробно о правилах ведения и осуществлении кассовой дисциплины можно прочитать в указаниях Центробанка (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Виды кассовых документов
Все операции, которые проходят через кассу должен осуществлять либо уполномоченный на это работник (кассир), либо руководитель организации в случае отсутствия кассира на рабочем месте. Во многих организациях работают сразу несколько кассиров, для регулирования их деятельности необходимо назначить старшего кассира, его можно выбрать из числа работников. Формированием кассовых документов занимается бухгалтер, или другой представитель организации, с которым заключается договор по оказанию услуг ведения бухучета.
В 2015 году все кассовые операции оформляются различными документами:
- Приходный кассовый ордер (сокращенное название – ПКО).
Документ заполняют при любом поступлении денег в кассу. Разрешается заполнять ПКО за рабочую смену на поступившую сумму наличных только в том случае, если поступления оформляются бланком строгой отчетности или чеком от кассы.
- Расходный кассовый ордер (сокращенное название – РКО).
Заполняется в процессе выдачи денег из касс. Документ обязательно должен подписать главный бухгалтер, если такового нет на месте, непосредственно сам руководитель организации, иначе его можно будет считать недействительным.
- Кассовая книга (сокращенное название – форма КО-4).
С кассовой книгой кассир работает в продолжение всего рабочего дня, записывая в документ данные по каждому расходному и приходному кассовому ордеру. В конце смены сумма остатка на кассе сверяется с данными книги.
- Книга учета (сокращенное название – форма КО-5).
Такой документ потребуется организации только в том случае, если работает сразу несколько кассиров. В данном случае записи в книгу также записываются в течение всего дня работы, При движении наличных денег каждый шаг отображается в книге. В момент передачи денег от кассиров к старшему кассиру, первые должны подтвердить сумму подписями.
- Платежная ведомость.
Документ оформляется при выдаче работникам оплаты, стипендий и других выплат.
На сегодняшний день возможно два способа ведения документов – в бумажном и электронном виде. При использовании бумажных носителей, каждый документ подписывается собственноручно. Для электронного документооборота существует специальная электронная подпись.
Лимит кассы
Лимитом кассового остатка называют наибольшую допустимую сумму наличных денег, оставляемых в кассе организации в завершении рабочей смены. По-другому этот лимит еще называют переходящим остатком. Всю наличность сверх этой суммы необходимо сдавать в банковскую организацию, за исключением дней, закрепленных за совершением выплат заработной платы, стипендий, а также выходных и праздничных дней (при условии, что кассовые операции не велись).
Кассовая дисциплина в 2015 году в ООО и ИП обязательно включает правило соблюдения остатка. Не стоит относиться несерьезно к процедуре установления кассового лимита. В случае, если лимит установлен не будет, автоматически он будет считаться равным нулю, и любая наличность в кассе в конце рабочей смены будет считаться как сверхлимитная. Хранение денег сверх величины лимита на кассе является нарушением кассовой дисциплины, за такие действия могу выписать штраф.
