Деятельность любых предприятий вне зависимости от размера и формы собственности должна фиксироваться при совершении хозяйственного процесса. Оформляется операция обязательно на бумажном носителе и является первичным документом.
Первичная документация это средство получения информации о хозяйственных объектах и процессах в организации.
Законом определено фиксирование операции непосредственно по факту ее совершения. Возможно оформление первичного документа в электронной форме с электронной подписью. Распечатка документов производится по требованию контрагента или государственных органов.
Оформление и реквизиты
Вся первичная документация придерживается строгих правил по оформлению и хранению. К ним относятся:
- наименование;
- дата составления и номер;
- название предприятия или лица, которое совершает операцию;
- пояснение к операции;
- единицы измерения натуральных и денежных измерителей операции;
- должность того, кто провел операцию и несет ответственность за ее должное исполнение и корректно заполненные документы;
- подписи с расшифровками (иногда требуются паспортные данные);
- содержание операции.
- контактные данные сторон, платежные реквизиты;
- предмет операции;
- подпись руководителя или главного бухгалтера.
Ошибочно заполненные формы могут повлиять на расчет налоговой базы и привести к штрафам, наложенным налоговыми структурами. Возможно судебное решение вопроса.
Законом определены утвержденные формы первичных бланков, но предприятие может разработать и свои собственные формы. Можно применять типовые бланки, взятые из бухгалтерского программного обеспечения. Перечислить используемые утвержденные формы нужно в учетной политике.
Если документ, призванный подтвердить расходы, оформляется некорректно, расходы не принимаются при расчете налога на прибыль. Действующий документ включает все реквизиты и требования по оформлению, чтобы показать фактически понесенные затраты.
Требования для документов
Работа с первичной документацией это ее аккуратное хранение, группировка и прошивка комплектов по месяцам, расположение в удобном и доступном для работников бухгалтерии месте.
Госкомстат утвердил ряд требований для первичной документации:
- Для продолжительного архивного хранения и разборчивости записи ведутся ручками, чернилами, средствами механизации.
- Карандаш с грифелем использоваться не может.
- Запрещаются посторонние отметки и цветные выделения, почерк заполняющего должен быть понятным.
- Если данные отсутствуют, их место заполняется прочерком, обязательные поля подлежат заполнению.
- Денежная информация указывается цифрами и прописью.
- Индивидуальная подпись руководителя/главного бухгалтера или сотрудников их замещающих обязательна.
- Расшифровки подписи.
- Печать с четким названием организации.
Руководители определяют, кому будет предоставлено право подписи при их отсутствии. Доверенные лица будут ответственны за каждый документ и заполняют его вовремя и правильно. Оригинальная подпись говорит о верно заполненных полях документа. Ответственные работники также обязуются предоставить информацию внешним и внутренним пользователям и показать ее в бухгалтерском учете.
Примеры документов
Перечень первичной бухгалтерской документации можно найти в программе «1С: Первичные документы». Примерами служат следующие рабочие документы:
- Договор предназначен для регулирования отношений между сторонами сделки. Письменный договор является официальным документом для претензий, может помочь отстоять правоту в суде. Все нюансы по оказанию услуг, приобретению товаров и материалов могут добавляться к договору в виде соглашения.
- Счет, где поставлена сумма для оплаты согласно договору. Документ может содержать данные о проводимой сделке.
- Товарная накладная используется при продаже или отпуске ТМЦ другой компании. Для проведения операции печатается в двух экземплярах. Один документ сохраняет продавец, а второй передается получателю. Оба агента смогут зафиксировать операцию в бухгалтерском учете. Сотрудники, позволяющие произвести отпуск товара, подписываются на документе и ставят печать. Получатель также ставит свою подпись и печать.
- Счет-фактура показывает сумму средств за приобретенные/проданные товары. Важность документа обусловлена расчетом НДС, который определяется исходя из данных счета-фактуры. Один документ сохраняется у продавца (с его подписью), другой забирает покупатель. Выписка документа не может быть позднее 5 суток со дня отгрузки товара или оказания услуг. Организации, на которых введено УСН и ЕНВД не отчисляют НДС и в праве не предоставлять счет-фактуру.
