В отличие от индивидуальных предпринимателей организации не могут работать с наличными деньгами по своему усмотрению. Существует ряд ограничений на использование наличных в бизнесе организациями, которые нельзя отнести к субъектам малого предпринимательства. Одним из таких ограничений является обязательное наличие кассы для наличных расчетов, назначение материально ответственного лица, осуществляющего наличные операции, а также установка и соблюдение лимита остатка денег в такой кассе.
Нормативные акты, регулирующие установку лимита
Контроль денежного обращения в соответствии со своими полномочиями осуществляет Банк России, потому установка и соблюдение лимита по кассе (ЛК) регламентируются по большей части распоряжениями ЦБ РФ. Это, в частности:
- Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г.;
- Письмо ЦБ РФ № 36-3/25 от 12.02.2012 г.;
- Указание ЦБ РФ №3073-У от 07.10.2013 г.;
Освобождение от ведения кассы субъектов малого предпринимательства содержится в ст. 346.11 НК. Штрафные санкции за несоблюдение требований ЦБ в части оборота наличности прописаны в ст. 15.1 , ст. 23.5, ст. 24.5, ст. 2.1 — 2.2 и ст. 2.4 КоАП РФ.
Что такое лимит остатка в кассе, кто и когда должен его устанавливать?
Лимит остатка наличности в кассе устанавливается для того, чтобы исключить накопление большого количества наличных на предприятии. Он ограничивает сумму денег, которые могут оставаться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Устанавливает лимит руководитель предприятия на основании фактических или предполагаемых объемов наличных поступлений в кассу. Если по итогам рабочего дня остаток денег превышает установленный лимит, то предприятие должно организовать передачу излишков в банк с дальнейшим помещением их на расчетный счет.
ЦБ установил ограничение на периодичность передачи налички в банк. В частности организации должны выполнять инкассацию не реже одного раза в семь дней. Для тех компаний, в населенных пунктах которых нет банка ограничение увеличено до 14 дней.
Компания может устанавливать лимит на любой период времени по своему усмотрению. Это может быть год, квартал или месяц. Каких-либо ограничений по пересмотру лимита кассы в любое время Центробанк не предусмотрел. Если на предприятии не утвержден ЛК, то он принимается равным нулю, следовательно, любой остаток считается превышением лимита и влечет за собой ответственность. Кроме того, при наличных расчетах следует соблюдать ограничение в 100 тысяч рублей на операции по одному договору.
Банки должны периодически проверять финансовую дисциплину своих клиентов, в том числе, и в части соблюдения ограничений по наличным расчетам, а также лимита остатков в кассе.
Ситуации, для которых допустимо превышение лимита
ЦБ РФ предусмотрел две ситуации, когда ЛК может быть превышен без наступления административной ответственности. Это:
- выплата заработной платы, стипендий, социальных и других подобных платежей, эти средства снимаются с расчетного счета строго для выплаты по своему целевому назначению, потому они не учитываются при сравнении остатков наличных и установленного лимита (превышение ЛК не должно длиться более 5 дней);
- получение наличной выручки в выходные и праздничные дни, когда нет возможности сдать излишки в банк.
Расчет лимита по кассе
Банк России предусмотрел два пути расчета лимита остатков кассы для разных организаций. Так, те, кто чаще всего получают наличными выручку, могут рассчитывать лимит исходя из поступлений, а предприятия, чаще использующие наличку для оплаты товаров или услуг, могут рассчитывать ЛК исходя из расходов. При расчете следует использовать такую формулу:
L = V / P * N
где:
L – лимит остатка денег в кассе;
V – объем поступлений (или расходов) за выбранный период;
P – количество дней в периоде расчета;
N – количество дней между периодическими инкассациями.
Пример 1:
Компания осуществляет продажу своих товаров за наличные, в качестве расчетного периода было решено взять месяц самых больших поступлений выручки. Поступление средств за расчетный период составило 1,5 миллиона рублей. Периодичность инкассации на предприятии составляет 3 дня.
Лимит кассы = 1 500 000 / 30 дней * 3 дня = 150 000 рублей.
Пример 2:
Компания оплачивает наличными труд специалистов, работающих по гражданско-правовым договорам. По условиям договоров, выплаты осуществляются ежедневно. Для расчета лимита кассы было решено взять объем расходов за последние три месяца, который составил 1,8 миллиона рублей. Инкассация осуществляется каждые 7 дней.
Лимит кассы = 1 800 000 / 90 дней * 7 дней = 140 000 рублей.
Для расчета лимита можно брать любой период времени, который ограничивается длиной в 92 рабочих дня. После того, как лимит рассчитан, его необходимо утвердить приказом или распоряжением руководителя по предприятию.
Наказание за несоблюдение ЛК
Нарушение лимита по кассе грозит предприятию административной ответственностью. В частности на него может быть наложен штраф в сумме до 50 тысяч рублей, а руководитель может быть наказан штрафом в сумме до 5 тысяч рублей. Согласно КоАП, подобные нарушения находятся в компетенции ФНС, однако привлечь компанию к ответственности можно в течение всего двух месяцев с момента нарушения. При этом момент обнаружения нарушения значения не имеет.
