Search

Правила составления графика отпусков на 2015 год

Поскольку все наемные работники согласно трудовому законодательству имеют право на ежегодный отпуск, продолжительностью не менее 28 дней, то работодатель должен планировать время реализации работниками такого права. Для этого статья 123 ТК РФ предусматривает ежегодное составление графика отпусков (ГО). Этот документ содержит плановую информацию о том, когда каждый из работников сможет отправиться в оплачиваемый отпуск. График на 2015 год сотрудники кадровой службы должны были подготовить до 17 декабря 2014 года, а в декабре 2015 года будет осуществляться подготовка ГО на 2016 год.

Цель составления графика отпусков

Для работодателя составление графика отпусков имеет такие преимущества:

  1. своевременное оформление и выплата отпускных сотруднику (отпускное пособие выплачивается не позже, чем за три дня до начала отдыха согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
  2. возможность контролировать и панировать реализацию всеми сотрудниками права на отпуск, что минимизирует количество дней неиспользованного отпуска;
  3. своевременная подготовка временной замены сотрудникам, на чьих участках работы остановки невозможны;
  4. отсутствие ответственности за несоставление ГО.

Для работников график отпусков является гарантией реализации их права на оплачиваемый отпуск и дает возможность заранее планировать формат отпуска (покупать туристические путевки, планировать поездки к родственникам и т.п.).

Что следует учесть при составлении ГО?

При подготовке графика необходимо учесть ряд важных моментов. В данном документе необходимо указать такие виды отпусков:

  1. основной и дополнительный отпуск (который предоставляется отдельным категориям сотрудников);
  2. отпуска за прошлый рабочий год, оставшиеся неиспользованными и перенесенные на текущий год;
  3. отпуска внешних совместителей (не обязательно).

Стоит учитывать, что некоторые категории работников (беременные женщины, несовершеннолетние и т.д.) должны использовать все дни очередного отпуска в течение рабочего года. Также некоторые сотрудники имеют право на реализацию своего права на отпуск вне очереди в то время, которое они выберут самостоятельно. ГО позволяет проконтролировать соблюдение законодательства в данном отношении. Также стоит помнить, что отпуск увеличивается на количество праздничных нерабочих дней, которые попадают на время отдыха (ст. 120 ТК РФ).

Кроме того, следует учесть такие важные моменты как:

  1. нормы трудового законодательства об отпусках;
  2. особенности работы предприятия для организации его непрерывного функционирования;
  3. пожелания сотрудников.

Этапы составления ГО

Прежде чем непосредственно оформлять график, сотруднику кадровой службы или бухгалтеру, ответственному за данную работу, необходимо выяснить пожелания работников относительно желаемого времени предоставления отпуска. В небольшой организации можно попросить сотрудников написать заявление в свободной форме о наиболее удобном для них времени отдыха. В крупных компаниях с численностью работников более 50 человек есть смысл составлять отдельные ведомости по структурным подразделениям. Этим могут заниматься их руководители (сам ГО в таком случае также есть смысл составлять отдельно по каждому отделу). В то же время жестких норм по выяснению пожеланий сотрудников нет и можно сделать это также в устной форме.

Далее оформление ГО осуществляется в такой последовательности:

  1. определение дат начала отдыха каждого из работников с учетом его пожеланий и производственной необходимости (выполняется бухгалтером или менеджером по персоналу совместно с руководителями подразделений и топ-менеджментом);
  2. оформление графика отпусков по форме № Т-7 (постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.) или по форме, утвержденной к использованию на предприятии с указанием такой информации:
  • наименование структурного подразделения;
  • название должности согласно штатному расписанию;
  • ФИО;
  • табельный номер (при наличии);
  • количество календарных дней отпуска;
  • плановая дата начала отдыха;
  • фактическая дата начала отдыха;
  • основание для перенесения даты начала отдыха и момент предположительного его начала;
  • примечания.
  1. оформление приказа по предприятию за подписью директора об утверждении графика отпусков;
  2. ознакомление работников с графиком под подпись (соответствующую строку можно добавить к самой форме графика или оформить отдельную ведомость).

Хранить ГО необходимо в течение одного года (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010 г.)

Внесение изменений в ГО и ответственность за его отсутствие

Часть 2 ст. 123 ТК РФ указывает, что утвержденный график отпусков обязаны соблюдать все стороны трудовых отношений. Тем не менее, возможно внесение изменений в ГО, как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника. Перенос даты начала отдыха по инициативе сотрудника может осуществляться на основании его заявления в свободной форме, на котором руководитель при согласии ставит свою резолюцию. Затем оформляется приказ по предприятию о переносе или переформатировании отпуска работника. Если изменение даты отпуска осуществляется по инициативе работодателя, то оно также оформляется приказом, с указанием причин и ознакомлением работника под подпись.

Стоит отметить, что в некоторых обстоятельствах отпуск может изменяться без какого-либо документального оформления. К примеру, если во время отдыха работник заболел, то отпуск автоматически пролонгируется на количество дней больничного. Также отдых может продляться на время исполнения государственных обязанностей или направления на военные сборы (ст. 124 ТК РФ). Такие обстоятельства стоит отмечать в графе «Примечания».

Оформление графика отпусков является обязательным для всех организаций, в которых работают наемные сотрудники. Этот документ является объектом пристального внимания Рострудинспекции, потому как он обеспечивает права работников. Если на предприятии ГО не составляется, то оно может быть оштрафовано на сумму от 30 до 50 тысяч рублей или его деятельность приостанавливается на период до 90 дней (согласно ст. 5.27 КоАП РФ). На отсутствие ГО сотрудники могут пожаловаться в инспекцию по труду, комиссию по трудовым спорам или обратиться по этому вопросу в суд.




Добавить комментарий